Wielkie wpadki, małe sukcesy – czyli życie branży kongresowej.

Witam wszystkich! Zostałem poproszony, aby na 10-lecie Stowarzyszenia “Konferencje i Kongresy w Polsce” przygotować coś w rodzaju zarysu historii. Siedzę więc i myślę… Próbuję przypomnieć sobie najważniejsze fakty, osoby, wydarzenia… W pamięci są zwykle największe wpadki, czasem tylko jakiś moment radosny. Poniżej to, co zebrałem. Miłej lektury i proszę o Wasze wpisy!

Irena Sokołowska, przez 18 lat pracownik Biura Kongresów ORBIS, obecnie prezes SKKP

Moja pierwsza wielka impreza. 1990 rok. Kongres anestezjologów w Warszawie, 3 tysiące lekarzy w Pałacu Kultury, pierwszy dzień – rejestracja i otwarcie. Kocioł gigant! Epoka przed-komputerowa, kongres  jako pierwszy  eksperymentalnie rejestrowano w nowo-powstałym programie komputerowym, więc wpadek i zamieszania było co niemiara. Pracujemy w recepcji, gasimy pożary, rozładowujemy kolejki i emocje,  tłok, wrzawa, duchota. Ktoś nie wytrzymał napięcia, koleżanka zasłabła. Wówczas jeden z kolegów wskoczył na stołek i na gardło wrzasnął:  „Mamy wypadek! Czy jest tu jakiś lekarz?!!!”….

I ciąg dalszy tego dnia. Nerwy napięte do ostatnich granic. Pod koniec, po kilkudziesięciu  nerwowych dyskusjach,  wyjaśnieniach, tłumaczeniach i przeprosinach zirytowanych uczestników krótka mila rozmowa z panią doktor z Kanady, która na zakończenie uśmiecha się miło i mówi  „dziękuję”…  To pierwsze dziękuję ścisnęło mi gardło, łzy stanęły w oczach. Uciekłam na zaplecze usiadłam na podłodze i rozpłakałam się uwalniając nerwy… i nagle patrzę, a obok mnie siedzi druga koleżanka z biura i też leje łzy… od razu zrobilo nam się lepiej.

1990 rok. Barbara Piasecka-Johnson, milionerka, organizuje w Warszawie wystawę swojej kolekcji sztuki sakralnej na Zamku Królewskim.  Scenografię robi Franco Zefirelli, wśród gości Aga Khan, lordowie, książęta, właściciele szybów naftowych z Texasu. Organizujemy im czas wolny, robimy wycieczki. Pod hotel Victoria podjeżdża luksusowa limuzyna aby ich zawieźć do Łazienek oraz rzęchowata Nyska, w której miał jechać pilot, tłumacz i ktoś z obsługi. Na widok Nyski goście szeroko otwierają oczy, rozdziawiają buzie: „co to jest?”  „czegoś takiego nie widziałam”. Absolutnie nie chcą jechać limuzyną, tylko „tym”! I pojechali. Robili sobie zdjęcia obok tego arcydzieła polskiej myśli technicznej, zachwyceni. Limuzyną pojechał pilot…

Rok 1999. Pierwsza wiosenna sesja NATO po przystąpieniu Polski do tej organizacji. Do Warszawy zjeżdżają się parlamentarzyści z krajów europejskich – ponad 700 osób. Chcemy pokazać co mamy najlepszego – Kraków i Wieliczkę, więc trzeba ich szybko przewieźć do Krakowa. Pociąg. PKP posiada niepełny skład europejskich, nowoczesnych, klimatyzowanych wagonów bez-przedziałowych oraz kilka starszej generacji. Aby złożyć z nich pociąg dla 750 osób trzeba je ściągać z całej Polski… nic to! Jakoś się udało. Teraz zadanie logistyczne: trzeba szybko zawieźć gości na dworzec, bezkolizyjnie wsadzić do pociągu. Zatem: blokada peronu i drogi dojścia z hali głównej, specjalny poza-rozkładowy przejazd, ochrona, policja, psy. Na dworcu wszystko dopięte. A w mieście? Stało się!  19 autokarów ustawiło się długim wężem w Al. Jerozolimskich, Chałubińskiego, Emilii Plater – o godzinie 8:00 rano, w szczycie komunikacyjnym stolicy. Pełna blokada miasta na długo, korek gigant. Co się działo potem w mediach lepiej nie powtarzać… Ale wycieczka się udała!

Żaneta Berus, Dyrektor Zarządzający, Warszawskie Centrum EXPO XXI

Rok 2001. EXPO startuje w Warszawie. Pierwsza impreza to fajny event firmy SIEMENS, która wówczas łączyła się z polskim ZWUT. Gala zasiadana, elegancja Francja, wszystko dopięte na ostatni guzik, wszystkie służby w pogotowie, a tu nagle organizator zapragnął na 2 godziny przed impreza sprawdzić czy aby na pewno działa poprawnie nasz system oddymiania i automatycznego uchylania klap ppoż na dachu. Na nic zdały się tłumaczenia, że działa, że klapy zostały specjalnie już wyciemnione, aby pokaz laserowy udał się jeszcze lepiej. Organizator chyłkiem wypróbowuje fajerwerki w hali (???!!!) i oczywiście włącza się nasz system popoż, klapy oddymiające idą w górę, drąc całe wyciemnienie, do hali pada deszcz J, amy patrzymy jak zalewa przygotowane stoły. Oczywiście wszyscy jak stali rzucili się na dach, aby ratować sytuację, na powrót domykac klapy, wyciemnić raz jeszcze itp. Ekipa techniczna, brudna jak….skończyła na 15 minut przed przybyciem pierwszych z ponad 1000 gości.

Rok 2005. Targi edukacyjne, tuż przed otwarciem, glanc, ostatnie szlify, oczekiwanie na VIP-ów itp. w ceremonii otwarcia bierze też udział jedna ze szkół jeździeckich na koniach. Biedne zwierzaki są bardzo zestresowane ilością ludzi no i….stało się. Na 10 minut przed otwarciem koń popełnił to co wszystkim zdarza się robić czyli najzwyczajniej w świecie „zrobił wielką kupę” tuż przed wejściem, na dywanie dla VIP-ów. Dodam tylko,, że ekipa sprzątająca zdążyła się uporać, ale zamieszania też było sporo.

Rok 2007. W EXPO trwają na jednej hali egzaminy unijne, natomiast na drugiej hali i na piętrze konferencyjnym ostatnie przygotowania do otwieranych tego dnia targów MEMENTO (tematyka pogrzebowa). Dużo wcześniej kilkakrotnie uzgadnialiśmy z organizatorem seminarium na piętrze, aby stosowne eksponaty (trumny) wniósł na to pietro dzień wcześniej, aby nie robić zamieszania w holu głównym podczas egzaminów. Wszyscy się zgodzili. Egazminy trwają w najlepsze i właśnie ogłoszono przerwę. Uczestnicy wysypują się na hol wejściowy aby uspokoic nieco skołatane nerwy. I co widzą nagle? Pod drzwi wejściowe podjeżdża najprawdziwszy karawan i wynoszą z niego 2 trumny wędrując z nimi, a jakże, przez główny hol na pietro konferencyjne. Możecie sobie wyobrazic miny uczestników egzaminu…  bezcenne.

Monika Doroszkiewicz, Public Relations & Promotion Manager, PNTO Amsterdam

Myślę, że warto wspomnieć kilka słów o SITE ESNEP w Warszawie. Wypełniłam przy pozyskiwaniu tegoi kongresu do Polski rolę “energissera”: 3 lata lobbowania za organizacją tego wydarzenia w Polsce. Tak właśnie wyraził się o mnie Lex Graanada, ówczesny president SITE International.

Mirosław Czerny, Sekretarz Generalny SKKP w latach 1999-2000, obecnie ekspert turystyki wodnej

W ostatnich latach „kupiony” został mój pomysł na przewodnik turystyki biznesowej po Mazowszu.
Wielkim wysiłkiem zdążyliśmy na Targi Turystyki Biznesowej – ale na stoisku województwa przewodnika nie znalazłem. Z rozbrajającą szczerością wyjaśniono mi, że przecież inny Wydział za stoisko odpowiada, a inny książkę wydał. Szybka wycieczka na Pragę i powrót z kilkoma paczkami.
Następnej wiosny pewien urzędnik, który zapamiętał moje narzekania, pochwalił się, iż poszedł cały nakład. Zawieźli na targi sportu i rekreacji…
Nie mam ani jednego egzemplarza, ale za to w głowie i komputerze wiedzę, iż w każdym mazowieckim powiecie można znaleźć sale na kilkaset i więcej miejsc – aule akademickie, domy kultury, hale sportowe, teatry itd. Miejsca na incentives, urokliwe hotele, ośrodki i restauracje, tereny piknikowe. Unikatowe atrakcje i wydarzenia które przez cały rok można polecać jako uzupełnienie głównego programu.

Wiele razy też zwracałem uwagę, iż informatory o PKiN kłamią w wyliczaniu sal, powierzchni konferencyjnej i wystawowej. Bo są też sale teatru Dramatycznego, Studio, Lalka. Muzeum Techniki, Multikina, Pałacu Młodzieży, Urzędu Miasta, PAN itd. … Wprawdzie „inny Wydział” – ale dla meeting planner to może być informacja kluczowa, iż obok Sali Kongresowej na obrady plenarne można „zajęcia w grupach” zorganizować nie w 10, lecz 50 salach.

MICE przez te 10 lat zmieniła infrastrukturę turystyczną – i wiedzę wielu osób. Rachunek ekonomiczny zleceniodawców i zleceniobiorców imprez. Zmieniła się jej geografia.
Ale dalej mamy co robić – łącznie z warszawskim Centrum Kongresowym.
I zmianą sposobu myślenia. Parę lat temu właściciele dużego hotelu w górach chwalili się, iż mają salę kongresową na 600 osób. Zapytałem, co jest za przesuwaną ścianą
- Największa z naszych restauracji
- No to czemu nie reklamujecie się, że macie salę na tysiąc miejsc?
- Bo nikt nie zamawia, więc tylko na bal sylwestrowy łączymy…

Mam stosy folderów z całego kraju. Gdzie lokalne władze chwalą się, iż oferują „wyjątkowe w Polsce miejsce, gdzie woda czysta a trawa zielona”.
Do oferowanej infrastruktury nie są zaliczane sale, które wyżej wyliczałem, bo to „inny Wydział”. Czasem brak nawet informacji o bazie noclegowo-gastronomicznej „bo to byłaby kryptoreklama”.

Brak umiejętności prezentacji internetowej. Na jednej witrynie prezentującej lokalne atrakcje obszerny opis tamtejszego kościoła – nawy głównej i bocznych, kolumn i sklepienia, obrazów i rzeźb. Na dwunastej stronie doczytałem, iż kościół zniszczony w czasie szwedzkiego potopu już nie został odbudowany…  Za to na stronie parafii w Makowie Mazowieckim wyjaśnienie, czemu miasto ma górala w herbie – zaś ten Podhalański ma królewskie insygnia. Bo królewskiemu kanceliście wiatr karty pomieszał. Miałem wrażenie, iż autor delikatnie sugerował, iż to kancelista był zawiany.
Lubię takie smaczki, zbieram ciekawostki. Bo MICE to nie tylko kalkulacja, rezerwacja, transfer, zakwaterowanie, obrady, przerwy na kawę i posiłki. Zajmujemy się nie ruchem towarów, lecz obsługą ludzi.

Dalej są „straszni mieszczanie”, wszystko widzący osobno – ale niebagatelną zasługą Stowarzyszenia i inicjatyw, które z niego wyrosły jest edukacja o programach, ofertach zintegrowanych.

Sławomir Wróblewski, współzałożyciel SKKP, obecnie Sekretarz Generalny

W 1997 roku podczas pierwszej edycji Akademii Organizatorów Konferencji znakomity gość z Irlandii Tom Giblin dał mi odręcznie zapisaną kartkę zatytułowaną “Dziesięcioro przykazań dla turystyki biznesowej”. Mam ją do dziś. I nie zmieniłbym ani jednego punktu…

W 2000 lub moze 2001, napieramy na ówczesnego prezesa POT o wsparcie dla turystyki biznesowej. Słyszymy: Polska nie ma infrastruktury kongresowej, więc nie ma sensu jej rozwijać, trzeba poczekać aż zbudowane będzie Centrum Kongresowe. W 2008 POT przyjmuje nową strategię, w której turystyka biznesowa jest jednym z dwóch najważniejszych priorytetów. Swoja drogą, centrum kongresowego w Warszawie nadal nie wybudowano. Może w 2015, pod warunkiem że komuś będzie zależeć…

W 2001 jestem już totalnie zmęczony i zrezygnowany rozmowami w Warszawie w sprawie konieczności powołania Convention Bureau. Ktoś mądry i odważny sięga do naszych pomysłów i tworzy Convention Bureau we Wrocławiu. W miesiąc później powstaje CB w Warszawie. Zdrowy rezultat rywalizacji miast…

Branża spotkań stopniowo się rozwija, coraz więcej zleceń na eventy. W czerwcu 2005 prowadzę na otwartym powietrzu piknik na prawie 1000 osób. Znienacka uderza burza i trąba powietrzna demoluje imprezę, porywa konstrukcje, przewraca estradę. Nie zapomnę tego popołudnia, życie daje twardą lekcję.

W listopadzie 2006 Walne Zebranie SKKP zaczyna obrady w Pałacu Kultury, nagle gaśnie światło. Awaria w całym śródmieściu Warszawy! Ewakuacja gmachu Pałacu Kultury to niezłe przeżycie, nawet dla profesjonalnego organizatora kongresów. A Walne Zebranie przeniesione - dwa miesiące później w Starachowicach mieliśmy absolutnie znakomity wieczór: elegancja, świece, powaga…
I jeszcze pamięć o tych, co odeszli. Niektórzy - zbyt szybko Jacku!! - na zawsze. Niektórzy tylko odsunęli się na trochę, z organizacji, z naszego zwariowanego biegu szczurów. Ale może przeczytają, odezwą się, przyjadą???

Anna Pilch-Szatanik, Brand Manager w Zespole Menedżerów Marek Turystyki Polskiej 1997-1999, obecnie ekspert turystyki w Irlandii

Podziwiam Twoja wytrwałość! Zazdroszczę Irlandczykom, że realizują swoje zadania w znacznie większym komforcie, planowanie, realizacja, monitorowanie, korygowanie etc., po to aby branża stawaąa się coraz bardziej profesjonalna i w bardzo konkurencyjnym świecie biznesu dostawała wsparcie profesjonalne na miarę podatków, która wpłaca do budżetu! To przeniesienie daje tu efekty, ale też komfort pracy zaangazowanych w turystykę ludzi… Innowacje, ktore spotykam w turystyce w Irlandii, jako programy rządowe, budzą mój najwyższy szacunek dla branży, ktora uzyskala tak
wysoka rangę, że politycy się z nią liczą! Życzę Ci, abyś dożył czasów, gdy dla Twoich pomyslów znajdzie się przełożenie w budżecie rządowym!

Jarosław A. Janowski, członek (współ)założyciel Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce Łódź

W dziesięcioletniej historii istnienia Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce było mi dane między innymi uczestniczyć w pracach zespołów roboczych działających przy Departamencie Turystyki ówczesnego Ministerstwa Gospodarki. Ich celem było opracowanie nowelizacji rozporządzeń do ustawy o usługach turystycznych.

Dzięki temu w obowiązujących jeszcze zapisach są uwzględnione zmiany proponowane w tamtym czasie przez SKKP. W tym zupełnie odrębny zapis, który w hotelach trzygwiazdkowych pozbawionych klimatyzacji wymaga klimatyzowanych sal wielofunkcyjnych (załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 13.06.2001 Dz.U. Nr 66. poz. 665 – strona 4947).
I tylko tyle, bo argumentacje o konieczności klimatyzowania wszystkich sal tego typu spełzły wtedy na niczym. Nie pomagały nawet rozmowy kuluarowe z ówczesnym dyrektorem Departamentu Turystyki. Okazało się bowiem, że w takiej nieklimatyzowanej sali mój adwersarz uczestniczył w spotkaniu przez osiem godzin i nie było mu w niej wcale źle a koszt wynajęcia był przecież znacznie niższy. Tylko, czy akurat w takim celu była ta sala wynajęta?

W trakcie tych samych prac udało się wnieść dodatkowe zapisy dotyczące tzw. komfortu akustycznego i odpowiedniego oświetlenia pomieszczeń hotelowych (tamże – strona 4944). Podobnie się stało z koniecznością ukończenia kursów specjalistycznych dla innego personelu obsługi hotelu. Przy czym kursy takie mogły być prowadzone także przez organizacje i stowarzyszenia, których celem statutowym było – w tamtym czasie - podnoszenie kwalifikacji zawodowych hotelarzy (Dz.U. Nr 66. Poz. 665 strona 4947).

Zupełnie odrębną – wręcz osobistą – sprawą stał się zapis w rozporządzeniu dotyczący umywalki z blatem lub półką i to bez względu na charakter węzła higieniczno - sanitarnego i kategorię obiektu hotelarskiego. Tyle tylko, że w praktyce często okazuje się, że jest to zapis zupełnie martwy. Dzieje się tak, gdyż komisje kategoryzacyjne nie wymagają odpowiedniej obudowy umywalki, poprzestając jedynie na fragmencie szkła, który żadną miarą nie spełnia obecnie roli półki na wszystkie kosmetyki gości.
Kiedyś, gdy miski sedesowe whs-ów były wyposażone w pojemniki tzw. dolnopłuków, to ich górna krawędź pozwalała na ustawienie tam kosmetyków gości hotelowych. Teraz, gdy te pojemniki są najczęściej przykryte ścianą, to w przypadku braku wymaganej półki gościom pozostaje w najgorszym przypadku już tylko … podłoga.
Tak się akurat stało m.in. w przypadku … czterogwiazdkowego hotelu na Dolnym Śląsku, gdzie w trakcie jego kolejnego otwarcia miałem okazję nocować. Doprawdy trudno mi jest zrozumieć dlaczego tego ewidentnego braku nie zauważają wojewódzkie komisje kategoryzacyjne?

Nie udało się jednak i to uznaję za moją osobistą porażkę, która teraz niestety skutkuje, wnieść do wymogów kategoryzacyjnych minimalnej wysokości sal wielofunkcyjnych zgodnie z Polską Normą. Ówcześni decydenci uznali bowiem, że jeżeli taki zapis jest już w wymogach PN, to nie musi być w warunkach dopuszczających obiekt noclegowy do eksploatacji, a tym samym do jego kategoryzacji.

I teraz wielokrotnie mam dowody na to, że gdzieś ten warunek został zupełnie zapomniany, gdy przychodzi mi uczestniczyć w spotkaniach i konferencjach w pomieszczeniach, które nie spełniają minimalnej wysokości 3 metrów, jak tego właśnie chce Polska Norma.
I wtedy też jestem wściekły.

Źródło : BLOG Sławomira Wróblewskiego