Jak zorganizować udaną konferencję na południu Polski?

Jak zorganizować udaną konferencję w południowej Polsce? - wywiad z ekspertem największego centrum konferencyjnego w Krakowie

Zdjęcie główne 1. Best Western Premier Kraków Hotel i Best Western Efekt Express Kraków Hotel, największe centrum konferencyjne w Krakowie

Kraków to jedno z najpiękniejszych miast w Polsce, ważny ośrodek biznesu o dogodnej lokalizacji na szlaku komunikacyjnym. Czynniki te sprawiają, że dawna stolica Polski jest wręcz idealnym miejscem na organizację konferencji branżowych w południowej Polsce. Lokalizacja to jednak nie wszystko. Spotkania biznesowe są sporym przedsięwzięciem logistycznym. Co należy zrobić, aby nasza konferencja odniosła sukces? Nasz ekspert, Anna Widła, Sales and Marketing Director w Best Western Premier Kraków Hotel i Best Western Efekt Express Kraków Hotel, które tworzą razem największe centrum konferencyjne w Krakowie, podzieliła się z nami cennymi wskazówkami.

Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na organizację konferencji branżowych. Jakie korzyści mogą odnieść organizatorzy dużych spotkań biznesowych?

AW: Jeśli skierujemy zaproszenie na spotkanie do właściwej grupy docelowej, która rzeczywiście będzie zainteresowana tematem, a ponadto przedstawimy zagadnienie w ciekawy sposób, to mamy spore szanse na osiągnięcie niezwykle ważnej korzyści biznesowej, jaką jest skupienie uwagi naszych kluczowych odbiorców. Takiego efektu nie dadzą nam powszechnie stosowane formy reklamy: wielkie banery, agresywne reklamy internetowe czy krzykliwe spoty w mediach. Podczas konferencji mamy czas na dokładne zaprezentowanie naszego produktu, a także nawiązanie bezpośredniej relacji ze słuchaczami. Konferencje, szkolenia i wszelkiego rodzaju spotkania biznesowe, to również doskonałe narzędzie PR do budowania wizerunku marki eksperckiej.  

Czym powinniśmy się kierować przy wyborze miejsca na konferencje?

AW: Kluczową kwestią jest tutaj z pewnością lokalizacja. Wybór miejsca na konferencje powinniśmy dostosować do preferencji potencjalnych uczestników. Musimy dokładnie przemyśleć kwestie związane z dojazdem: jakość dróg, natężenie ruchu i łatwy dostęp do środków komunikacji publicznej. Mając na uwadze te czynniki, warto wybrać salę konferencyjną w dużym mieście, które położone jest w dogodnym miejscu na szlaku komunikacyjnym i łatwo do niego dojechać samochodem, pociągiem, a może nawet samolotem. Atrakcyjna lokalizacja pod względem turystycznym może okazać się dodatkową zachętą do udziału w konferencji. Hotele są świetnym miejscem na organizację tego typu eventów, ponieważ umożliwiają wykorzystanie zaplecza gastronomicznego i noclegowego.

Z drugiej strony powinniśmy unikać ścisłych centrów miast, gdzie nasi goście będą zmuszeni zmagać się z takimi trudnościami jak korki i problemy z parkingiem.

Nasze dwa hotele: Best Western Premier Kraków Hotel i Best Western Efekt Express Kraków Hotel, które razem tworzą największe centrum konferencyjne w Krakowie, położone są w północnej części miasta, w pobliżu zjazdu z autostrady, co stanowi dla uczestników spore udogodnienie. Przy większym evencie, na pewno łatwiej będzie nam zorganizować spotkanie w centrum konferencyjnym, które przygotowane jest do obsługi nawet najbardziej zaawansowanych przedsięwzięć logistycznych. Warto dodać, że w naszym pakiecie konferencyjnym Best Meeting uwzględniliśmy osobistego opiekuna spotkania, który w każdej sytuacji służy pomocą, co również stanowi spore ułatwienie dla organizatorów.

Zdjęcie 2. Układ teatralny w sali konferencyjnej Rembrandt w hotelu Best Western Premier Kraków

Hotele oferują wiele różnych możliwości ustawienia stołów i krzeseł. Jak wybrać najlepszy układ na konferencję?

AW: Oczywiście wszystko zależy od tego, jaki charakter będzie miało nasze spotkanie. Jeśli planujemy dużą liczbę gości, a konferencja będzie miała formę wykładu czy prezentacji, to najlepiej sprawdzi się układ typu „teatr” lub „klasa”. Przy takim ustawieniu wszyscy uczestnicy będą zwróceni do ekranu i prelegenta przodem. Układ „klasa” może jednak wprowadzić sztywną atmosferę ze względu na podobieństwo do szkolnych ław, stąd należy być ostrożnym.

Przy mniejszej ilości uczestników warto zastanowić się nad układem krzeseł w kształcie litery „U” lub konfiguracją typu „narada”. Dzięki takim sposobom rozmieszczenia krzeseł stwarzamy naszym gościom dogodne warunki do dyskusji, przez co klimat spotkania robi się bardziej otwarty i sprzyjający networkingowi. Jeśli planujemy spotkanie w formie pokazu lub uroczystej gali, jesteśmy w stanie przygotować układ bankietowy. W naszym centrum konferencyjnym w Krakowie istnieje nawet możliwość zmiany układu sal i dzięki mobilnym ścianom, możemy zamienić jedną dużą salę wykładową, która jednorazowo zmieści nawet 800 osób, w sześć mniejszych sal warsztatowych.

Zdjęcie 3. Układ bankietowy w hotelu Best Western Premier Kraków

A jakie są najnowsze trendy w zakresie cateringu konferencyjnego?

AW: Przerwy kawowe i obiadowe są już standardem konferencyjnym i jeśli nie zaplanujemy ich w programie, to goście mogą potraktować to jako spore faux-pas. Aktualne trendy nawiązują do specyficznych preferencji żywieniowych uczestników. Sporo osób preferuje dania fit, ale część osób dalej wierna jest tradycyjnej kuchni domowej. Nie zapominajmy o osobach o specjalnych potrzebach żywieniowych: wegetarianach, weganach, alergikach pokarmowych. W zależności od preferencji organizatorów i ich gości, w naszym centrum konferencyjnym w Krakowie przygotowaliśmy kilka propozycji przerw kawowych: na słodko i na słono, z kanapkami, owocami, a także z domowym ciastem. W naszym menu konferencyjnym przygotowaliśmy również po 10 propozycji zestawów obiadowych i kolacyjnych. Na pewno każdy znajdzie w menu coś dla siebie.

Jak przeprowadzić prezentację, która będzie efektowna i zarazem efektywna?

AW: Ciekawy pomysł może nie wystarczyć, dlatego zdecydowanie powinniśmy zadbać o formę przekazu. Nie opowiadajmy o produkcie, używając jedynie banalnych opisów jego cech. Przyjmijmy perspektywę naszych klientów i zaprezentujemy naszą ofertę w taki sposób, aby wiedzieli, że produkt rozwiązuje problemy użytkowników i odpowiada na ich potrzeby.

Ludzki umysł doskonale zapamiętuje obrazy, dlatego warto przygotować prezentację multimedialną i do tego wzbogacić ją o filmy, wykresy, infografiki. Zróbmy małe show! Koniecznie zapytajmy o możliwości sprzętowe hotelu, aby uniknąć przykrych niespodzianek. W naszym centrum konferencyjnym zapewniamy gościom takie udogodnienia jak: rzutnik multimedialny, flipchart, mównica, rzutnik folii, odtwarzacz DVD/CD. Dodatkowo już jakiś czas temu zmodernizowaliśmy sale konferencyjne, co spowodowane było przede wszystkim potrzebą zmiany sygnałów analogowych, które są już praktycznie wycofywane z rynku na sygnał cyfrowy.

Po modernizacji każda sala w Best Western Premier została wyposażona w gniazda HDMI oraz podwieszone na stałe projektory, dzięki czemu możemy bezpośrednio podłączyć komputery, przez co poprawiła się znacząco jakość wyświetlanego obrazu. Dla poprawy jakości zamontowaliśmy również na dużych salach znacznie większe ekrany, a także nowe, bardzo jasne oraz profesjonalne projektory pozwalające na wyświetlanie obrazu w jakości HD. Zyskaliśmy również możliwość multiplikacji obrazu jednocześnie na kilka naszych ekranów/dodatkowych telewizorów, co ma wielkie znaczenie przy konferencjach na 500 osób i więcej, bez potrzeby przeciągania kabli przez całość sali. W salach w Best Western Efekt Express został zamontowany duży ekran projekcyjny, podwieszany o szerokości 330 cm, co w przypadku połączenia sal ma duże znaczenie dla osób siedzących z tyłu sali. Dodatkowo w salach zostały na stałe podwieszone projektory o dużej jasności, dzięki czemu unikamy stawiania rzutników wolnostojących i ciągnących się po ziemi kabli.

Zdjęcie 4. Sala szkoleniowa z mównicą i układem krzeseł w kształcie litery „U” w hotelu Best Western Premier Kraków

Włożyliśmy wysiłek w przygotowanie konferencji. Goście dopisali i licznie pojawili się na miejscu. Jak możemy sprawdzić, czy konferencja odniosła sukces?

AW: Na pewno warto nawiązać interakcję z naszymi gośćmi, zaangażować ich w dyskusję, a nawet umożliwić im przekazanie feedbacku. Obecnie bardzo modnym terminem konferencyjnym stał się „networking”, czyli po prostu nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami i partnerami. I właśnie zawarcie nowych, wartościowych relacji, to najlepszy miernik sukcesu naszej konferencji. Stąd, kiedy wybije godzina planowanego zakończenia spotkania, nie uciekajmy od razu do domu. Rozdajmy certyfikaty uczestnictwa lub małe upominki i podziękujmy wszystkim gościom osobiście. Zachęćmy do zadawania dodatkowych pytań podczas mniej oficjalnych rozmów. W Best Western Premier Kraków Hotel i Best Western Efekt Express Kraków Hotel nasi goście konferencyjni mogą po spotkaniu skorzystać z oferty restauracji czy barów. Warto wykorzystać okazję i poznać bliżej uczestników, którzy mogą stać się naszymi potencjalnymi klientami lub kontrahentami.

_________________________________________________________________________

Anna Widła, Sales and Marketing Director w Best Western Premier Kraków Hotel i Best Western Efekt Express Kraków Hotel. Na co dzień zajmuje się koordynacją pakietu Best Meeting w największym centrum konferencyjnym w Krakowie. Best Meeting to specjalna oferta konferencyjna, która obejmuje wszystkie hotele sieci Best Western, również te poza granicami Polski. Zapytanie ofertowe można składać za pomocą formularza. Oferta zostanie przesłana do wszystkich placówek w wybranej lokalizacji, które następnie przygotują spersonalizowaną ofertę.