Sala jako wartość dodana

W Polsce wzrasta liczba miejsc, w których można zorganizować konferencję czy szkolenie dla pracowników. Część z nich to wyspecjalizowane obiekty, inne usytuowane są w niemal każdym hotelu. Pomiędzy nimi znajduje się jednak jeszcze jedna, istotna grupa tego typu obiektów – sale konferencyjne w biurowcach, choć, wbrew pozorom, nie jest liczna.

Dla niektórych spotkań, przede wszystkim dużych kongresów, idealne wydają się być wyspecjali zowane centra konferencyjne, zdolne pomieścić nawet kilka tysięcy osób. Dla innych odpowiedniejsze są hotele, gdzie kilkudniowy wyjazd szkoleniowy można połączyć z częścią integracyjną. W zależności od intencji, jakie w tego typu wydarzeniu konferencyjnym pokłada zleceniodawca, istnieje cały szereg możliwych do zaaranżowania scenariuszy określonych spotkań. Szczególnie, że na scenie pojawiają się jeszcze sale usytuowane w biurowcach. Dla kogo właśnie one mogą okazać się najlepsze?

Raczej merytorycznie

Sale konferencyjne w biurowcach wychodzą na przeciw oczekiwaniom zleceniodawców chcących zorganizować „roboczą” konferencję, najlepiej w wygodnej dla wszystkich gości lokalizacji. Raczej nie ma szans na zorganizowanie w tego typu obiektach spektakularnych kongresów czy eventów. Nie do te go są przystosowane, choć nie jest to regułą.   – Dużym plusem sal konferencyjnych położonych w biurowcach jest ich lokalizacja. Bardzo często tego typu obiekty usytuowane są w centrach miast. Poza tym, są ściśle powiązane z instytucjami znajdującymi się w pobliżu, chociażby w tym samym budynku. Niestety, tego typu pomieszczenia bardzo często nie są odpowiednio wyposażone. Posiadają jedynie podstawowy sprzęt, często o całą resztę musi zadbać organizator spotkania. Oferta ta jest więc skierowana przede wszystkim do klientów, którzy nie mają zbyt wygórowanych wymagań sprzętowych, a także do tych, którzy główny nacisk przy organizacji konferencji kładą na cenę – wyjaśnia Filip Nowaczyński, kierownik działu administracyjnego Centrum Bankowo -Finansowego „No wy Świat”. Obiekty te jednak z pewnością wypełniają pewną  niszę, jaka istnieje pomiędzy małymi ośrodkami, zaopatrzonymi w niewielką, żeby nie powiedzieć symboliczną, powierzchnię, w której można zorganizować kameralne spotkanie, a wielkimi centrami konferencyjnymi czy hotelami.

Atut dla najemcy

Należy mieć na uwadze fakt, że większość z sal konferencyjnych w biurowcach była tworzona przede wszystkim z myślą o wyjściu na przeciw potrzebom najemców. Miały one, podobnie jak restauracje czy bary, uatrakcyjnić obiekt pod względem możliwej do wykorzystania infrastruktury i spowodować napływ osób zainteresowanych wynajęciem powierzchni biurowych. Cały czas od bywa się zresztą w ich wnętrzach wiele spotkań, przede wszystkim cyklicznych, realizowanych właśnie przez najemców. Nie jako pobocznymi działaniami, mającymi na celu jak największe wykorzystanie dostępnej przestrzeni było wyjście z ofertą także do podmiotów z zewnątrz. Obecnie proporcja pomiędzy zleceniodawcami z firm mających swoje biura w tym samym budynku oraz tymi z zewnątrz zaciera się. Uzależnione jest to oczywiście od miejsca i konkretnego obiektu, gdzie w mniejszym lub większym stopniu możemy ten trend zaobserwować. Dwa skrajne przypadki to warszawskie Centrum Finansowe Puławska, w którym aż 80 proc. pod miotów wynajmujących powierzchnie konferencyjne pochodzi z zewnątrz oraz poznańskie PGK Centrum, gdzie proporcje te są dokładnie odwrotne. Zróżnicowanie to spowodowane jest w dużej mierze rodzajem firm i przedsiębiorstw, jakie znajdują się w tych biurowcach. W przypadku Centrum Finansowego Puławska większość powierzchni biurowych zajmuje bank PKO BP, który posiada własną infrastrukturę konferencyjną. Stąd też mniejsze zainteresowanie salami oferowanymi przez Centrum. Z kolei w PGK Centrum zlokalizowanych jest około 30 mniejszych firm, które regularnie korzystają z sali w biurowcu.

Obiektów wciąż za mało

W Polsce nie ma zbyt wielu dużych centrów konferencyjnych w biurowcach. Mam tu na myśli miejsca mogące pomieścić na spotkaniu jednorazowo przynajmniej 100 osób. Samo określenie „centrum konferencyjne” wydaje się tutaj być wyrażeniem przyznanym tego typu obiektom nieco na wyrost. W naszym kraju są one usytuowane przede wszystkim w największych miastach. Co ciekawe, w całym Trójmieście nie ma ani jednego budynku tego typu! Z pozostałych miast niekwestionowanym liderem w tej dziedzinie jest Warszawa. Jednak nawet tu większość z biurowców posiada jedynie jedną dużą salę, reszta to zazwyczaj małe pomieszczenia, nadające się bardziej do kameralnych spotkań. Są one zdolne pomieścić około 20 osób. O przygotowaniu wielkiego spotkania nie może być więc mowy. Międzyinnymi z tego powodu organizując duże spotkanie warto pomyśleć o wynajęciu sali konferencyjnej w biurowcu odpowiednio wcześniej. – Jeśli chodzi o rezerwację, najlepiej jest oczywiście dokonać jej z dość dużym wyprzedzeniem. Mam tu na myśli okres około dwóch miesięcy przed planowanym spotkaniem. Obłożenie sal jest dość duże, dlatego dobrze zachować margines bezpieczeństwa. Oczywiście bardzo wiele zależy od wielkości grupy i sezonu. Przykładowo, w wakacje zawsze jest mniejsze zainteresowanie organizacją konferencji, przezco łatwiej wynająć salę – wyjaśnia Magdalena Pawińska, asystentka zarządzającego Centrum Konferencyjnym Zielna. Jej słowa potwierdza Monika Tomczyk z Millennium Plaza. – Wszystkie nasze sale, zarówno największa, jak i mniejsze, cieszą się dużym zainteresowaniem i są oblegane. Czasami jednak, z racji tego, że posiadamy wiele pomieszczeń przeznaczonych na konferencje, istnieje
możliwość zarezerwowania sali zaledwie z tygodniowym wyprzedzeniem. Takie sytuacje się zdarzają, jednak, aby mieć pewność,że znajdziemy odpowiednie miejsce, spełniające nasze oczekiwania, lepiej zająć się tym wcześniej – wyjaśnia.

Co jeść, gdzie spać?

Zleceniodawca rezerwujący salę konferencyjną w biurowcu może z reguły liczyć na pomoc przy organizacji cateringu. Oczywiście w każdym obiekcie istnieje możliwość zamówienia firmy z zewnątrz, która przygotuje poczęstunek dla naszych gości. Wiele biurowców posiada jednak własne restauracje bądź firmy cateringowe, z którymi współpracuje. Z pewnością zaoferują nam one rabaty na swoje usługi gastronomiczne. – Dla naszych klientów możemy zorganizować catering za pośrednictwem zaprzyjaźnionej restauracji Baccara, oczywiście w preferencyjnych cenach. Cały kompleks gastronomiczny znajduje się na terenie budynku – mówi Małgorzata Banaszewska, zajmująca się wynajmem sal w Tower Service przy ulicy Chałubińskiego w Warszawie. Jeśli zleceniodawca zainteresowany jest jedynie zorganizowaniem przerwy kawowej, może bezpośrednio zwrócić się z tym do osoby odpowiedzialnej za wynajem sal w biurowcu. Tego
typu usługi świadczone są bowiem bez pośrednio przez sale konferencyjne, bez potrzeby angażowania firm z zewnątrz. IInaczej sytuacja wygląda w przypadku rezerwacji hotelu. Tutaj, z małymi wyjątkami, zleceniodawca spotkania sam musi zatroszczyć się o nocleg dla gości przybyłych z innych miast Polski na konferencję. Nie praktyku je się także specjalnych rabatów w rekomendowanych przez właściciela biurowca obiektach noclegowych. Wyjątkiem jest Centrum Konferencyjne Wrocławskiego Parku Przemysłowego, które w ramach spółki Dozamel zarządzającej obiektem posiada własny hotel. Swoistą hybrydą jest też poznański hotel Andersia, zaopatrzony w profesjonalne sale konferencyjne, z których największa jest w stanie pomieścić do 210 osób. Cały obiekt usytuowany jest w biurowcu, przez co jego sale są tak że wykorzystywane przez najemców pobliskich biur.

Dla kogo taka sala?

Sale konferencyjne w biurowcach wydają się bardzo dobrą propozycją dla firm i instytucji chcących zorganizować krótką konferencję w atrakcyjnej lokalizacji. Pozwoli to na uniknięcie wysiłków związanych z poszukiwaniem noclegów na własną rękę, natomiast dobre usytuowanie budynków da gwarancję, że wszyscy uczestnicy planowanego spotkania bez większych problemów dotrą na miejsce. To największy atut tych obiektów – położenie najczęściej w sercach wielkich polskich miast. Drugim istotnym czynnikiem są zdolności techniczne, jakie tego typu obiekty są w stanie zaoferować. Tu taj sytuacja jest zróżnicowana w zależności od wieku budynku. Najnowsze obiekty są z reguły zaopatrzone w bardzo dobry sprzęt i w niczym nie ustępują profesjonalnym centrom konferencyjnym. Niestety starsze
biurowce posiadają sale wyposażone ubogo, często nawet pomieszczenia, w których się znajdują, pierwotnie nie miały być przeznaczone do obsługi spotkań. W konsekwencji rzutuje to chociażby brakiem odpowiedniej powierzchni czy zbyt małą wysokością sali. – Najważniejszą rzeczą, na którą trzeba zwrócić uwagę przygotowując konferencję jest jakość i niezawodność podstawowego sprzętu. Mam tu na myśli odpowiednie nagłośnienie i obraz. Dobrej jakości dźwięk, bez szumów i zakłóceń oraz profesjonalny ekran, rzutnik, a także odpowiednie zaciemnienie sali to czynniki decydujące o komforcie spotkania i, co za tym idzie, jego odbiorze przez uczestnika – wyjaśnia Katarzyna Bobowska z Adgar Plaza. Należy podkreślić, że nawet w starszych budynkach stopniowo stan ten ulega poprawie. Większość osób zarządzających biurowcami zrozu miała, jak ważne jest dobre wyposażenie sal i jak w skuteczny sposób może się ono odbić na przyciągnięciu potencjalnych klientów. Z tego względu sale konferencyjne w starszych biurowcach są stale modernizowane przede wszystkim serwis techniczny,na który składa się system nagłośnienia (bardzo często konferencyjnego,ale także estradowego), projektory multimedialne, wizualizery czy mikrofony bezprzewodowe. Wiele obiektów jest także w stanie zapewnić system tłumaczenia symultanicznego. Sale wyposażone są też w klimatyzację oraz dostęp do bezprzewodowego internetu dla uczestników spotkania. Istnieje ponadto możliwość ich całkowitego lub częściowego zaciemnienia. Co ważne, wiele biurowców oferuje tego typu udogodnienia już w cenie wynajmu sali.

Michał Kalarus MICE Poland Lipiec 2009