W spektakularnym stylu.

Wytworny wystrój sal, zaciszne foyer i możliwość obcowania ze sztuką, sprawiają, że wydarzenia w tatrach mają magiczną moc i urok.

Możliwość wynajmu sal oferuje większość polskich teatrów. Wytworność tych miejsc sprawia, że chętnych nie brakuje. Tylko, czy wizerunek teatrów na tym nie ucierpi? Jak zgodnie podkreślają administratorzy budynków, jest to działanie, które zapewnia solidny zastrzyk finansowy przede wszystkim w sezonie letnim, gdy wystawia się mniej sztuk, sprzedaje mniej biletów i teatr nie ma innych możliwości zarobku. Wynajem teatrów wiąże się jednak z zaakceptowaniem pewnych warunków wynikających m.in. z technicznych ograniczeń obiektów, ale przede wszystkim ze względu na działalność artystyczną, która jest priorytetem i żaden teatr nie może sobie pozwolić na odwołanie spektaklu z powodu odbywającego się w nim bankietu bądź innego spotkania biznesowego. Pomimo, że ograniczeń jest wiele i nie każdemu organizatorowi spotkania uda się przeforsować swoją wizję wydarzenia firmowego w teatrze, to chętnych nie brakuje. Domy sztuki wszystkim bowiem kojarzą się z elegancją, prestiżem i uroczystą atmosferą.

Do jednych z najładniejszych widowni krakowskich należą niewątpliwie sale Teatru im. Juliusza Słowackiego. Trzypoziomowa, klimatyzowana widownia, przystosowana także dla osób niepełnosprawnych, może pomieścić 530 widzów. Sala jest wygodnym miejscem do zorganizowania kongresów, sympozjów, czy okolicznościowych spotkań. Stylowe Foyer oraz westybul o łącznej powierzchni 200 mkw mogą być wykorzystane na bankiety lub służyć jako powierzchnia wystawiennicza. Ponadto ważne jest, że teatr postrzegany jest jako ekskluzywny "salon Krakowa", a zatem i miejsce elitarnych spotkań. Krakowski teatr ma na swym koncie wiele imprez zorganizowanych dla klientów z zewnątrz. Są to przede wszystkim imprezy jubileuszowe, np. krakowskiej PWST, Piwnicy pod Baranami, Radia Kraków, 100-lecia kina, "Tygodnika Powszechnego", Uniwersytetu Jagiellońskiego i wiele innych. Teatr jest niewątpliwie bardzo atrakcyjnym i prestiżowym miejscem dla organizatorów spotkań także przez wzgląd na jego zabytkową widownię i piękny wystrój sal, holu czy schodów. - wyjaśnia Elżbieta Bielik, główny specjalista ds. sprzedaży usług w Teatrze im. Juliusza Słowackiego w Krakowie. Większość teatrów w ramach wynajmu sal zapewniają także profesjonalną obsługę techniczną, np. montaż dekoracji, oświetlenie czy nagłośnienie sal oraz obsługę widowni (szatnia, catering, parking itp.) W Warszawie znajdziemy co najmniej kilka teatrów oferujących wynajem sal dla klienta korporacyjnego. Taką możliwość dają m.in. teatr Syrena, Teatr Komedia, Teatr Roma, Teatr Studio czy wreszcie teatr Narodowy, w których odbywa się szereg dużych imprez zamkniętych. Jesteśmy w stanie wynająć każdą z sal, ale nie każdemu klientowi. Nie może cierpieć na tym wizerunek teatru, dlatego ostrożnie dobieramy klientów. Unikamy także imprez medialnych, szeroko nagłośnionych - wyjaśnia Andrzej Wąsik z Teatru Narodowego. Teatr Narodowy dysponuje trzema scenami: Salą Bogusławskiego, sceną przy Wierzbowej oraz Teatru Małego. Widownia pierwszej ze scen liczy 625 miejsc. Scena przy Wierzbowej wraz z widownią stanowią jednopoziomową strefę (salę), której nie dzielą klasyczne elementy scenicznej architektury (kurtyny, portal), a maksymalna liczba widzów to 183.

Teatr Mały pomieścić może 232 widzów. Ponadto Teatr Narodowy wynajmuje także trzy foyer, dwa o wymiarach ok. 250mkw. I największe o powierzchni ok. 600 mkw. Teatr Komedia oferuje do wynajęcia salę z widownią na 485 miejsc i sceną o wymiarach 4x9 miejsc. W sprawie wynajmu Sali wraz ze spektaklem należy kontaktować się z biurem Promocji, Reklamy i Organizacji Widowni. Wynajem sali i widowni wraz z obsługą techniczną gwarantuje także teatr muzyczny Roma. Obiekt usytuowany jest w centrum Warszawy. Sala widowiskowa pomieści 957 osób , a scena ma wymiary 11,5 x 22 m. Roma ponadto zapewnia catering i możliwość wystawienia spektaklu repertuarowego, obecnie np. "Koty" czy "taniec wampirów".

Imprezę firmową zorganizować można w Teatrze Studio. Parter z hollem o powierzchni 200 mkw., daje możliwość instalacji reklam, bannerów, standów itp. Widownia Teatru studio pomieści 300 osób. Galeria (sala dolna) to pomieszczenie ekspozycyjne o pow. 104 m, pozwalające zrealizować imprezę dla ok. 100 osób, natomiast galeria (sala górna) - dla 50 osób. W obiekcie mieści się ponadto sala konferencyjna o powierzchni 100 mkw. Z możliwością projekcji audio wideo i spotkań dla ok. 50 osób.

 
W Gdańsku imprezę firmową bądź konferencję można zorganizować w salach Teatru Wybrzeże. Dział sprzedaży teatru zapewni już nie tylko odpowiedni dobór Sali, ale zajmie się także kompleksową obsługą techniczną, scenografią, cateringiem, oprawą artystyczną, a nawet obsłuży specjalistyczne prezentacje, konkursy, czy tłumaczenia symultaniczne. Teatr Wybrzeże wynajmuje trzy sale : Salę Teatru na Targu Węglowym na 408 miejsc, salę teatru Malarnia na 130 miejsc oraz salę teatru Kameralnego w Sopocie na 218 miejsc.
Warunki wynajmu Sali i foyer Teatru Nowego w Łodzi ustala się z Renatą Bednarek-Kociubą. - mamy doświadczenie we współpracy z firmami i przedsiębiorstwami, które w Teatrze Nowym obchodzą swoje jubileusze, spotkania biznesowe, konferencje.
Dużym zainteresowaniem cieszą się również spotkania, których głównym atutem jest grany specjalnie dla gości spektakl z repertuaru Teatru Nowego. Mała sala Teatru Nowego ma charakter studyjny i eksperymentalny. Sala, bez stałego podziału na scenę i widownię, umożliwia dowolną aranżację. Na widowni zasiąść może od 100 od 140 osób. Małą salę naszego teatru możemy polecić na kameralne spotkanie, pokazy mody, koncerty muzyczne-wyjaśnia. Z kolei duża sala Teatru Nowego może pomieścić 351 widzów w amfiteatralnie ustawionych na parterze i balkonie fotelach. Sala Teatru Muzycznego Capitol, jako jedna z niewielu we Wrocławiu, może pomieścić 650 osób. Rezerwację oraz warunki wynajmu ustala się każdorazowo z działem rezerwacji.

Planista konferencji powinien pamiętać o tym, iż termin najlepiej rezerwować sobie z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Władze teatru nie mogą z dnia na dzień planować wynajmu sal, gdyż repertuar ustalany jest na określony czas i nie może ulegać zmianie. Należy liczyć się z tym, że niektóre sale nie są wynajmowane ze względu na swój wystrój czy prestiż . Ponadto niektóre teatry w ogóle nie wynajmują swych powierzchni na organizację bankietów, czy uroczystych kolacji, będących zazwyczaj niezbędnym elementem każdego spotkania biznesowego. - zwykle takie wydarzenia odbywają się według określonego scenariusza. W ciągu dnia jest konferencja, później spektakl, a na końcu bankiet. Nigdy jednak nie zgadzamy się na organizację samego bankietu - zapewnia Elżbieta Bielik z Teatru im. Juliusza Słowackiego. Główną atrakcją wydarzenia firmowego jest spektakl wystawiony specjalnie dla gości. Najczęściej organizatorzy wcześniej ustalają tytuł, który nawiązuje do konwencji wieczoru czy rodzaju spotkania. Przeważnie jednak jest to tytuł z aktualnego repertuaru.
Ceny wynajmu sal teatralnych wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych za godzinę. Salę dla 380 osób w teatrze Nowym w Łodzi wynajmiemy od 1000 do 1200 zł za godzinę. Warszawski teatr Narodowy oferuje małe sale już od 700 zł, a największą z foyer, za 6-7 tyś. zł. W cenę wynajmu wliczona jest najczęściej obsługa techniczna. Na dodatkowe koszty składać się będą natomiast catering i koszt spektaklu. Zazwyczaj spektakl kosztuje od 25 do 50 zł za osobę. Planując konferencję w teatrze, należy wziąć pod uwagę także porę roku. Najlepszymi miesiącami dla teatrów są marzec, kwiecień, październik oraz listopad. Wtedy wystawia się najwięcej sztuk i wynajęcie sal w celach komercyjnych graniczy z cudem.

(MICE Poland -Wiktoria Fornal )